Cómo constituir una empresa en España: Guía paso a paso

Constituir una empresa en España es un paso importante para cualquier emprendedor que desee iniciar su actividad económica de forma legal y estructurada.

En esta guía paso a paso, te explicaremos detalladamente cómo crear tu empresa en España, los documentos necesarios, los plazos a tener en cuenta y algunos consejos prácticos para agilizar el proceso.

#1:Definir el tipo de empresa

El primer paso para constituir una empresa en España es elegir la forma jurídica que mejor se adapte a tus necesidades y objetivos comerciales. La elección del tipo de empresa determinará aspectos clave como la responsabilidad legal, la carga fiscal y las obligaciones contables.

tipos de empresas

Principales formas jurídicas en España

  • Empresario individual (autónomo):

    • Responsabilidad ilimitada, respondes con tu patrimonio personal.
    • Trámites sencillos y costes reducidos.
    • Régimen fiscal simplificado (IRPF).

  • Sociedad Limitada (SL):

    • Requiere un capital mínimo de 3.000 euros.
    • Responsabilidad limitada al capital aportado.
    • Mayor flexibilidad en la gestión y estructura.

  • Sociedad Anónima (SA):

    • Capital mínimo de 60.000 euros.
    • Adecuada para grandes proyectos o cotización en bolsa.
    • Órganos de administración más complejos.

  • Sociedad Cooperativa:

    • Modelo basado en la gestión democrática de socios.
    • Responsabilidad limitada y beneficios fiscales.
    • Ideal para proyectos colectivos y de economía social.

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#2: Registro del nombre de la empresa

Una vez definida la forma jurídica de la empresa, el siguiente paso es registrar el nombre o razón social. Para ello, es necesario obtener la certificación negativa del nombre, un documento que acredita que la denominación elegida no está siendo utilizada por otra empresa en España.

Cómo solicitar la certificación negativa del nombre

Este trámite se realiza ante el Registro Mercantil Central (RMC) y se puede llevar a cabo de forma presencial o telemática. Los pasos a seguir son:

  1. Elegir tres posibles nombres: Se recomienda seleccionar varias opciones en caso de que la primera no esté disponible.
  2. Acceder a la web del Registro Mercantil Central: (www.rmc.es) y completar la solicitud online.
  3. Pago de tasas: El coste aproximado es de 16 a 20 euros.
  4. Recepción del certificado: Se envía por correo electrónico o postal en un plazo de 24 a 48 horas.

Requisitos para elegir el nombre de la empresa

Al elegir el nombre, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Debe ser único y no coincidir con otras empresas registradas.
  • No puede inducir a error o confusión sobre la actividad de la empresa.
  • No debe incluir términos reservados para organismos públicos o instituciones oficiales.
  • En el caso de sociedades, se debe añadir la forma jurídica correspondiente (S.L., S.A., etc.).

#3: Redacción de los estatutos sociales

Los estatutos sociales son un documento clave en la constitución de cualquier sociedad mercantil, ya que establecen las normas internas que regirán el funcionamiento de la empresa. Su correcta redacción es fundamental para evitar problemas legales y administrativos en el futuro.

Elementos esenciales de los estatutos sociales

Los estatutos deben contener, como mínimo, la siguiente información:

    1. Denominación social: El nombre registrado previamente en el Registro Mercantil Central.
    2. Domicilio social: La dirección fiscal donde la empresa ejercerá su actividad.
    3. Objeto social: Descripción detallada de la actividad o actividades que desarrollará la empresa.
    4. Duración de la sociedad: Puede ser indefinida o por un periodo específico de tiempo.
    5. Capital social: El importe del capital y su distribución entre los socios.
    6. Participaciones o acciones: Normas sobre la transmisión, derechos y obligaciones de los socios.
    7. Órganos de administración: Tipo de administración (administrador único, consejo de administración, etc.).
    8. Toma de decisiones: Procedimientos para la adopción de acuerdos en las juntas de socios o accionistas.
    9. Distribución de beneficios y pérdidas: Cómo se repartirán los beneficios entre los socios.
    10. Disolución de la empresa: Condiciones bajo las cuales se disolverá la sociedad.

#4: Apertura de una cuenta bancaria y capital social

Una vez redactados los estatutos sociales, el siguiente paso es la apertura de una cuenta bancaria a nombre de la empresa y el depósito del capital social requerido. Este proceso es obligatorio para las sociedades mercantiles y constituye un requisito previo para la firma de la escritura pública ante notario.

Cuánto capital se necesita según el tipo de empresa

El capital social mínimo varía en función de la forma jurídica elegida:

  • Sociedad Limitada (SL): Mínimo de 3.000 euros, que deben ser desembolsados en su totalidad en el momento de la constitución.
  • Sociedad Anónima (SA): Mínimo de 60.000 euros, con la obligación de desembolsar al menos el 25% en el momento de la constitución.
  • Otras formas jurídicas (autónomos, comunidades de bienes, etc.): No requieren capital social mínimo, pero sí puede ser recomendable para operar con mayor solvencia.

Cuánto capital se necesita según el tipo de empresa

Para la apertura de la cuenta bancaria de la empresa, es necesario presentar la siguiente documentación:

    1. Certificación negativa del nombre de la empresa, expedida por el Registro Mercantil.
    2. Proyecto de estatutos sociales, en caso de sociedades mercantiles.
    3. Documento de identidad (DNI/NIE/Pasaporte) de los socios o administradores.
    4. Justificación del origen de los fondos, en cumplimiento de la normativa de prevención de blanqueo de capitales.

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    #5: Escritura pública ante notario

    El siguiente paso en la constitución de la empresa es la firma de la escritura pública de constitución ante notario. Este documento oficializa la creación de la sociedad y recoge todos los datos esenciales de la empresa, garantizando su legalidad y validez jurídica.

    Contenido de la escritura pública

    El notario incorporará en la escritura los siguientes aspectos clave:

    • Identificación de los socios fundadores: Nombre, apellidos, domicilio y número de identificación.
    • Domicilio social y objeto social: Actividad principal de la empresa.
    • Capital social y su distribución: Participaciones o acciones de cada socio.
    • Órgano de administración: Quiénes gestionarán la sociedad y sus facultades.
    • Pactos adicionales: Condiciones especiales acordadas entre los socios.

    Plazos y tiempos del proceso

    Una vez firmada la escritura pública, el notario proporcionará una copia autorizada, necesaria para la inscripción en el Registro Mercantil. El proceso suele completarse en un plazo de 24 a 72 horas, dependiendo de la carga de trabajo de la notaría.

    #6: Inscripción en el Registro Mercantil

    Plazos y tiempos del proceso

    • Preparar la documentación:

      • Copia autorizada de la escritura pública.
      • Certificación negativa del nombre.
      • Justificante del modelo 600 (exento en la mayoría de los casos).
      • DNI/NIE de los socios o administradores.

    • Presentar la solicitud:

      • De forma presencial en el Registro Mercantil de la provincia o en línea a través de www.registradores.org.

    • Pagar las tasas registrales:

      • Coste aproximado: 100 a 400 euros, según el capital social.

    • Obtener la certificación registral:

      • Plazo de 15 a 30 días, si no hay errores en la documentación.

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    #7: Obtención del NIF y alta en Hacienda

    Pasos para obtener el NIF

    • NIF provisional: Se obtiene con la escritura de constitución y el DNI/NIE de los administradores.
    • NIF definitivo: Se solicita tras la inscripción en el Registro Mercantil.

    Alta en Hacienda

    Al tramitar el NIF, la empresa debe:

    • Elegir su epígrafe del IAE (actividad económica).
    • Definir su régimen de IVA.
    • Declarar sus obligaciones fiscales periódicas.

    #8: Alta en la seguridad social

    Una vez obtenidos el NIF y el alta en Hacienda, la empresa debe registrarse en la Seguridad Social para poder contratar empleados y cumplir con sus obligaciones laborales.

    Pasos para el alta

    • Obtención del Código de Cuenta de Cotización (CCC): Identifica a la empresa como empleadora.
    • Afiliación y alta de trabajadores: Si hay empleados, deben estar dados de alta en el Régimen General.
    • Inscripción del administrador: Si es autónomo societario, debe darse de alta en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).

    #9: Obtención de licencias y permisos

    Antes de iniciar la actividad, la empresa debe obtener las licencias y permisos necesarios según su sector y ubicación. Estas autorizaciones garantizan que el negocio cumple con la normativa vigente en materia de seguridad, medio ambiente y urbanismo.

    Principales licencias necesarias

    • Licencia de actividad o apertura:

      • Obligatoria para locales comerciales y oficinas.
      • Se solicita en el ayuntamiento correspondiente.

    • Licencia urbanística:

      • Requerida si se realizan obras en el local.
      • Necesita proyecto técnico visado.

    • Permisos sectoriales:

      • Dependiendo del tipo de actividad (hostelería, sanidad, transporte, etc.).
      • Concedidos por organismos autonómicos o estatales.

    #10: Obligaciones fiscales y contables

    Una vez constituida la empresa, es fundamental cumplir con las obligaciones contables y fiscales para evitar sanciones y garantizar el correcto funcionamiento del negocio.

    Obligaciones contables

    Las empresas deben llevar una contabilidad ordenada y actualizada, que incluya:

    • Libros contables obligatorios: Libro Diario, Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
    • Cuentas anuales: Deben presentarse anualmente en el Registro Mercantil.
    • Conservación de documentos: Durante un periodo mínimo de 6 años.

    Obligaciones fiscales

    Dependiendo del tipo de empresa, se deben presentar los siguientes impuestos:

    • Impuesto sobre Sociedades (IS): Se tributa el 25% sobre los beneficios anuales.
    • IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): Declaraciones trimestrales y anuales.
    • Retenciones e ingresos a cuenta: Sobre sueldos, alquileres y otras operaciones.

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